Finanzdienstleister, inhabergeführt
Wir haben die Vorprüfung von Anträgen automatisiert
Ein inhabergeführter Finanzdienstleister wollte unvollständige Anträge vor der fachlichen Bearbeitung erkennen und die Prüfung nachvollziehbar halten.
| Branche | Finanzdienstleister |
|---|---|
| Leistungen | AI Agents, AI Governance |
Fehlende Anlagen unterbrachen die Sachbearbeitung
Anträge erreichten das Team über ein Eingangsportal und ergänzende Nachrichten. Anlagen wurden nachgereicht, teilweise anders benannt oder dem falschen Vorgang zugeordnet. Sachbearbeiter stellten erst beim inhaltlichen Einstieg fest, dass Unterlagen fehlten. Dann mussten sie den Vorgang zurücklegen und Rückfragen vorbereiten.
Die vorhandene Checkliste half bei eindeutigen Dokumenttypen. Freie Dateinamen und uneinheitliche Formulare erforderten jedoch manuelles Lesen. Eine automatische Freigabe hätte dabei leicht den Unterschied zwischen vorhanden, lesbar und inhaltlich ausreichend verwischt. Die Fachverantwortlichen wollten genau diese Unterscheidung auch bei einer technischen Unterstützung erhalten.
Der Agent sollte Vollständigkeit nachvollziehbar prüfen
Wir sollten einen Agenten für die vorbereitende Dokumentenprüfung bauen. Er sollte Unterlagen zuordnen, erkennbare Lücken markieren und Rückfragen entwerfen. Die Sachbearbeitung blieb für fachliche Bewertung und Kommunikation verantwortlich. Mit Compliance und Datenschutz legten wir den Verwendungszweck fest und prüften die Einordnung unter EU AI Act und DSGVO anhand dieses konkreten Einsatzes.
Jeder Befund führte zum betroffenen Dokument
Der Eingang wurde einem Vorgang zugeordnet
Der Workflow erfasste Anlagen und deren Bearbeitungsstand. Unklare Zuordnungen gingen an die Sachbearbeitung, bevor Dokumente gemeinsam ausgewertet wurden.
Prüfregeln blieben fachlich pflegbar
Verbindliche Anforderungen kamen aus einem freigegebenen Regelkatalog. Das Sprachmodell half beim Erkennen von Dokumentinhalten und durfte die Anforderungen nicht selbst verändern.
Die Prüfansicht zeigte Belegstellen
Zu fehlenden Angaben und Widersprüchen wurden Quelle, Fundstelle und Prüfstatus angezeigt. Unsichere Erkennung blieb für die Bearbeiter ausdrücklich sichtbar.
Der Audit Trail hielt Bearbeitungsschritte fest
Regelstand, Modellversion, Prüfergebnis und menschliche Korrekturen wurden nachvollziehbar erfasst. Zugriffe und Aufbewahrung der Protokolle folgten dem abgestimmten Datenschutzkonzept.
Grenzfälle wurden mit Sachbearbeitung und Compliance geprüft
Wir starteten mit bereinigten Vorgängen, die das Team bereits bearbeitet hatte. Sachbearbeiter erklärten, weshalb eine Anlage im jeweiligen Fall ausreichend war oder eine Rückfrage brauchte. In regelmäßigen Reviews verglichen wir ihre Einschätzung mit dem Agentenergebnis. Widersprüchliche Unterlagen und schlecht lesbare Scans erhielten eigene Testfälle.
Mit Compliance prüften wir insbesondere, ob die Vorbereitung die spätere Entscheidung vorwegnehmen könnte. Der Agent bekam keine Funktion zur Bonitätsbewertung oder Ablehnung. Eine menschliche Freigabe wurde dabei nicht als pauschaler Nachweis für eine bestimmte Risikoklasse behandelt. Offene Einordnungsfragen blieben bei den zuständigen rechtlichen Verantwortlichen.
Für den Betrieb beschränkten wir den Datenzugriff auf die benötigten Vorgänge und vereinbarten Löschregeln. Rückfragen wurden zunächst als Entwurf angelegt. Die Sachbearbeitung konnte Hinweise korrigieren und begründen, warum ein Dokument akzeptiert wurde. Solche Korrekturen gingen in die fachliche Überarbeitung des Regelkatalogs ein.
Die Sachbearbeitung erhielt belegte Vollständigkeitshinweise
Das Team konnte vorbereitete Vorgänge mit einer verständlichen Liste offener Punkte übernehmen. Nachgereichte Dokumente ließen sich erneut prüfen, ohne die gesamte Suche zu wiederholen. Fachliche Entscheidungen blieben bei den Sachbearbeitern. Bei späteren Rückfragen war nachvollziehbar, welche Unterlagen vorlagen und wer einen Hinweis geprüft oder korrigiert hatte.
Prüfbarkeit verlangt Quellen und klare Zuständigkeiten
Vorhanden bedeutet noch nicht ausreichend
Lassen Sie den Prüfstatus unterscheiden, ob eine Anlage fehlt, unlesbar ist oder fachlich beurteilt werden muss.
Zweckänderungen brauchen erneute Bewertung
Eine spätere Erweiterung um Bewertung oder Priorisierung von Antragstellern verändert den Prüfauftrag und muss gesondert beurteilt werden.
Protokolle brauchen begrenzten Zugriff
Legen Sie fest, wer Prüfhistorien benötigt und welche Inhalte für die Nachvollziehbarkeit tatsächlich gespeichert werden.
Ein Erstgespräch dauert 30 Minuten.
Wir besprechen, welche Vollständigkeitsprüfungen in Ihrem Antragseingang klar abgrenzbar und fachlich belegbar sind.