Wir haben Angebotsentwürfe aus Projektwissen gebaut

Neue Anfragen ähnelten häufig bereits durchgeführten Projekten. Trotzdem begann der Vertrieb mit der Suche nach alten Dokumenten und Rückfragen an erfahrene Projektleiter. Passende Formulierungen lagen in persönlichen Ablagen. Welcher Leistungsumfang später tatsächlich geliefert worden war, ließ sich aus dem Angebot allein kaum erkennen.

Beim Kopieren wanderten gelegentlich kundenspezifische Annahmen in neue Entwürfe. Manche Bausteine beschrieben Leistungen, die das Team inzwischen anders erbrachte. Die Projektleitung korrigierte diese Stellen kurz vor der Freigabe. Dadurch entstanden zusätzliche Abstimmungen, obwohl das benötigte Wissen im Unternehmen vorhanden war.

Wir sollten einen Agenten bauen, der aus einer Kundenanfrage einen fachlich prüfbaren Angebotsentwurf vorbereitet. Als Grundlage dienten freigegebene Leistungsbausteine und bereinigtes Projektwissen. Fehlende Informationen sollten als offene Fragen erscheinen. Preise, Termine und verbindliche Zusagen blieben in der Verantwortung von Vertrieb und Projektleitung.

Mit Vertrieb und Projektleitung sichteten wir abgeschlossene Anfragen. Auch verlorene oder zurückgezogene Angebote waren hilfreich. Sie zeigten, an welchen Stellen der Leistungsumfang zu breit gefasst war oder eine Voraussetzung erst spät auffiel. Diese Fälle wurden Teil der gemeinsamen Prüfung.

In regelmäßigen Arbeitsrunden legten wir Entwurf und Kundenanfrage nebeneinander. Der Vertrieb bewertete Verständlichkeit und Anschlussfähigkeit. Die Projektleitung prüfte, ob das Team die beschriebene Leistung unter den genannten Bedingungen erbringen konnte. Änderungen am Wissensbestand wurden von den fachlich Verantwortlichen freigegeben.

Wir verzichteten auf einen pauschalen Zugriff auf sämtliche Angebotsarchive. Die zusätzliche Aufbereitung begrenzte zunächst die Themen, zu denen der Agent helfen konnte. Dafür ließ sich jede wiederverwendete Aussage fachlich vertreten. Bei fehlendem Wissen erzeugte der Agent eine Rückfrage an die zuständige Person, statt eine Leistungsbeschreibung zu ergänzen.

Vor der Übergabe legten wir fest, wer veraltete Bausteine sperrt. Wenn sich eine Leistung änderte, wurden darauf beruhende offene Entwürfe zur erneuten Prüfung markiert. So blieb die Pflege mit dem tatsächlichen Angebotsprozess verbunden.

Angebote begannen mit passenden Leistungsbausteinen und sichtbaren offenen Punkten. Die Projektleitung musste weniger verstreute Dokumente durchsuchen und konnte ihre Prüfung auf Zusagen und Voraussetzungen konzentrieren. Neue oder ungewöhnliche Anfragen blieben gemeinsame Arbeit. Der Agent half dort, wo freigegebenes Projektwissen die Anfrage tatsächlich abdeckte.